Aanmelden algemene ledenvergadering online vrijdag 6 november 2020, v.a. 20.00 uur.

Algemene Ledenvergadering               

Vrijdag 6 november 2020 aanvang 20.00 uur in Teams

Aan: Leden VV Grijpskerk.

Van: Bestuur.

Grijpskerk, september 2020.

Geachte leden,

Graag nodigen wij je uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van onze VV Grijpskerk op:

vrijdag 6 november 2020 vanaf 20.00 uur in onze kantine.

 Van harte welkom: samen maken we immers onze vereniging!

De agenda:

1. Opening door voorzitter Klaas-Wybo van der Hoek.
2. Vaststellen agenda.
3. Mededelingen.
4. Verslag van de ledenvergadering van 11 oktober 2019 (zie hier onder het concept)
5. Jaaroverzicht 2019-2020 van de Jeugdafdeling door de Jeugdcommissie.
6. Jaaroverzicht van het verenigingsseizoen 2019-2020.
7. Bespreking Jaarrekening 2019-2020 en Begroting 2020-2021 (ter vergadering of van te voren in te zien bij penningmeester Albert Pietens op afspraak).
8. a. Verslag kascommissie; b. benoeming nieuw (reserve) lid kascommissie.
9. Bestuursverkiezing: er zijn vacatures. Derkjan Hofstee treedt terug. Hij blijft overigens de nieuwbouwcommissie doen. Albert Pietens en Ewoud Veenhuizen zijn aftredend, maar stellen zich herkiesbaar. Kandidaten kunnen zelf bij het bestuur melden tot donderdag 5 november 2020.
10. Rondvraag.
11. Sluiting.

Met vriendelijke groet,

het bestuur:  Klaas-Wybo van der Hoek, Elke Toxopeus, Albert Pietens, Derkjan Hofstee, Ewoud Veenhuizen, Monique Schouten, Ria Roffel, Kim Santema. Wedstrijdsecretaris/adviseur Thomas Pettinga.

Notulen Algemene Ledenvergadering VV Grijpskerk

11 oktober 2019 20.00 uur

Afwezig met kennisgeving Ite Hoolsema, Harry Boonstra, Anthony Hogeveen en Melissa Dijkman

1. Opening door Klaas Wybo van der Hoek
2. Vaststellen van de agenda
3. Er zijn geen mededelingen
4. De notulen van de Algemene Ledenvergadering van vorig jaar (5 oktober 2018) worden vastgesteld.
5. Pieter Kars van der Kamp en Sylvia Bruinsma zijn vertrouwenspersoon van VV Grijpskerk. Er is een document en een bijbehorend protocol opgesteld. Beide bestanden worden vastgesteld en zullen op de website geplaatst worden. Het is van belang dat hier ook in gecommuniceerd wordt hoe Pieter Kars en Sylvia benaderd kunnen worden. Nu de vertrouwenspersonen vastgesteld zijn, zal het proces van het aanvragen van Verklaring Omtrend Gedrag verder in gang gezet worden: alle vrijwilligers van de VV zal gevraagd worden om een VOG te overleggen. Deze VOG zal specifiek voor een vrijwilliger voor de activiteiten bij de voetbalvereniging worden aangevraagd. Dit proces zal door de voetbalvereniging in gang gezet worden.
6. Mirja Schoenmaker leest het jaarverslag van de jeugd voor. De club biedt (jeugd)trainers de mogelijkheid om een trainingscursus te volgen. In ruil voor deze cursus verplicht de trainer zich om gedurende een bepaalde periode training te verzorgen bij Grijpskerk. Dergelijke afspraken moeten op papier vastgelegd worden. Bij mondelinge afspraak is dit recent fout gegaan. De club heeft als ambitie om het niveau van de trainingen te verhogen.
   Na de wedstijd moet altijd gedouched worden, niet douchen is geen straf die gegeven mag worden.
   Het invullen van de trainersfuncties is altijd lastig, daarom is gebruik gemaakt van VTS (voetbaltechniekschool). Er is nu nog een vacature voor de trainer van JO17, zij trainen nog maar 1x per week en dat is een zeer onwenselijke situatie. De carrousel heeft ook nog aandacht nodig. De coordinatoren zijn aanwezig maar er zijn spelleiders te weinig.
7. Klaas Wybo van der Hoek leest het jaaroverzicht van de vereniging voor van het seizoen 2018-2019. Er is een kleine groei in het ledenaantal, vrijwilligers vinden is moeilijk(er): voor de bar, trainers en ook het bestuur. Er is geen 6e elftal al hoewel het getalsmatig leek te kunnen. Veel dank voor Ria en Monique achter de bar, het is een hele klus om de bezetting van de bar voor elkaar te krijgen. Kees van Es is als bestuurslid gestopt, Derk Jan Hofstee neemt een deel van de taken van Kees over. Tjeerd Hazenberg is gestopt als voorzitter van de jeugd, Kim Santema volgt hem op. Ria Roffel en Monique Schouten zullen worden voorgedragen als bestuursleden. De hoofdtrainer Jan Faber is vertrokken, Rinie Jurna is gekomen. Hij traint de A selectie en de JO19, Harry Boonstra traint de B selectie en een deel van de JO19. De supportersvereniging heeft het moeilijk en wil opgeheven worden. Dit hebben ze eind vorig seizoen kenbaar gemaakt bij Klaas Wybo. Een deel van de taken die de sup deed, kan worden opgepakt door de vereniging in een commissie. Jelle Zijlstra doet nu de verloting en het Rad van avontuur. Tiny Klunder en Klaas Banga helpen Jelle hierbij. De financiele gevolgen van het opheffen van de sup, hoopt de vereniging hiermee te beperken.
   Halbe Bremer merkt op dat als je eenmaal in het derde elftal speelt, de kans kleiner lijkt, dat je in het tweede elftal belandt.
   De verbouwing lijkt inmiddels een langlopende soap. Het bouwadviesbureau van de gemeente heeft aanpassingen aan de tekeningen doorgevoerd die niet meer in het budget passen. Het plan is daarom nu aangepast. De vergunning is rond. De gemeente overweegt nu om alles plat te gooien. Het bestuur wil hier nu liever niet op wachten en de kleedkamers al wel realiseren.
8. De jaarrekening en de begroting worden door de penningmeester Albert Pietens uitgedeeld. Het bedrag bij debiteuren is vrij hoog omdat de herinneringen nog de deur uit moesten. De hoogte van een vergoeding voor de trainers is afhankelijk van de trainerslicentie. De begroting is in grote lijnen vergelijkbaar met die van het vorige jaar.
9. De kascommissie bestaat dit jaar uit Jacob-Willem Schoenmaker en Pieter Veenstra, Pieter is hoofd van de kascommissie. De kascommissie heeft een controle uitgevoerd op de financiële administratie en alles akkoord bevonden. Renee Groeneveld zal gevraagd worden voor de volgende kascommissie.
10. De aanwezigen gaan akkoord met de benoeming van Kim als voorzitter van het jeugdbestuur en Ria en Monique als algemeen bestuurslid. Er is nog een vacature voor de plek van Derk Jan; hij stapt in de loop van het komende seizoen uit het bestuur.
11. Bij de rondvraag wordt het tekort aan vrijwilligers besproken: o.a. de suggestie om senioren elftallen te vragen om af te sluiten. Het afsluiten brengt verantwoordelijkheden met zich mee: je moet weten hoe de kassa werkt en over code’s beschikken. Ook het afkopen van taken wordt besproken, andere verenigingen doen dit ook. Dan heb je het nadeel dat leden met meer geld dit makkelijker kunnen doen.
12. Sluiting van de vergadering door Klaas Wybo

Bijlagen zijn op aanvraag in te zien:

• Agenda ALV
• Presentielijst ALV
• Verslag jeugdcommissie
• Jaarverslag VV
• Verslag kascommissie

Rooster van aftreden/herkiesbaarhied