Algemene ledenvergadering vv Grijpskerk en Supportersvereniging: 4 november

Algemene Ledenvergadering  vv Grijpskerk vrijdag 4 november 2016 aanvang 20.00 uur

Aan: Leden VV Grijpskerk.

Van: Bestuur.

Grijpskerk, 22 augustus 2016.

Geachte lid,

Graag nodigen wij je uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van onze VV Grijpskerk op:

vrijdag 4 november 2016 vanaf 20.00 uur in onze kantine.

 Van harte welkom: samen maken we immers onze vereniging!

De agenda:

  1. Opening door voorzitter Klaas-Wybo van der Hoek.
  2. Vaststellen agenda.
  3. Mededelingen.
  4. Verslag van de ledenvergadering van 2015 (dit wordt in oktober op de site geplaatst: www.vvgrijpskerk.nl).
  5. Jaaroverzicht 2015-2016 van de Jeugdafdeling door Jeugdvoorzitter Jannie Postma.
  6. Jaaroverzicht van het verenigingsseizoen 2015-2016.
  7. Bespreking Jaarrekening 2015-2016 en Begroting 2016-2017 (ter vergadering of van te voren in te zien bij penningmeester Kees van Es op donderdagavond 3 november 2016 in de bestuurskamer van 21.00 tot 22.00 of op afspraak).
  8. Kascommissie a. Verslag kascommissie; b. benoeming nieuw (reserve) lid kascommissie.
  9. Bestuursverkiezing: er zijn vacatures algemeen secretaris en algemene leden. Klaas v.d. Heide is na vele jaren gestopt als penningmeester. Thomas Pettinga stopt als bestuurslid; hij blijft overigens wel als vrijwilliger actief. Albert Pietens heeft zich aangemeld als penningmeester. Ewoud Veenhuizen heeft zich aangemeld als bestuurslid.Het bestuur steunt de kandidatuur van Albert en Ewoud. Verdere versterkingen zijn welkom: graag melden vóór de aanvang van de vergadering.
  10. Rondvraag.
  11. Sluiting.

Met vriendelijke groet,

het bestuur:  Klaas-Wybo van der Hoek, Elke Toxopeus, Kees van Es, Jannie Postma, Derkjan Hofstee.

————————————————————————————————————————

Aansluitend op deze vergadering van onze voetbalvereniging zal vanaf 21.15 uur de algemene ledenvergadering van onze Supportersvereniging plaatsvinden:

Algemene leden– en jaarvergadering 2016 Supportersvereniging

Hierbij een uitnodiging voor de jaarvergadering van de supportersvereniging van V.V. Grijpskerk op
vrijdag 4 november om 21.15 uur
in de kantine van de V.V. Grijpskerk.

We houden onze leden- en jaarvergadering in aansluiting op de algemene ledenvergadering van de V.V. Grijpskerk. We menen zo ieders (vergader)tijd zo goed mogelijk te gebruiken.

Agenda:

  1. Opening
  2. Mededelingen (o.a. ledenwerfactie) en ingekomen stukken
  3. Notulen vorige vergadering
  4. Financieel verslag
  5. Bestuursverkiezing: kandidaten kunnen tot het begin van de vergadering opgegeven worden
  6. Rondvraag
  7. Sluiting

Vriendelijke groet,

Bestuur Supportersvereniging V.V. Grijpskerk.

——————————————————————————————————————————

Het conceptverslag van de algemene ledenvergadering van vv Grijpskerk in 2015.

Verslag algemene ledenvergadering vv Grijpskerk vrijdag 30 oktober 2015

 

Aanwezig:

Elke T, Mirjam de V, Rik S, Erik D, Bert K, Bert M, Jeen B, Dick T, Ruud O, Ron S, Rene E, Betty C, Christel N, Tamara B, Dennis E, Gert Jan G, Danny K, Sietse J, Jan vd V, Theo V, Gert S, Cor M en van het bestuur: Klaas Wybo vd H, Klaas B, Klaas vd H, Kees van E, Derk Jan H en Rick Baar.

Opening en vaststelling van de agenda

KW van der Hoek opent iets na achten de vergadering en heet de aanwezigen welkom. We hebben de volgende afmeldingen ontvangen: Thomas Pettinga, Nico Roorda, Cees Stroobosscher en Mark Kroeze. De agenda wordt vastgesteld en er zijn verder geen mededelingen.

In de agenda staat vermeld dat het verslag van de ledenvergadering van november 2014 te lezen is geweest op onze website. Dit is helaas  niet het geval geweest. Het bestuur tracht dit verslag alsnog op de site te plaatsen. Het verslag wordt tijdens de ledenvergadering verspreid en tevens voorgelezen door KW. Het verslag wordt hiermee vastgesteld.

Jaarverslag jeugd

Kees van Es leest het verslag van de jeugd van het seizoen 2014/2015 voor. Deze staat al op de site. Op dit moment hebben we 204 jeugdleden en 19 teams.

Jaaroverzicht  vvGrijpskerk 2014 – 2015

KW leest het jaaroverzicht van het verenigingsseizoen 2014-2015 voor. Beide verslagen zijn na afloop op de website gezet.

“ In het afgelopen seizoen heeft onze voetbalvereniging Grijpskerk zich goed ontwikkeld. Daar waar elders in onze provincie en ons land collega-verenigingen door de bevolkingskrimp in de problemen komen en soms zelfs moeten fuseren, weet vv Grijpskerk zich goed te handhaven. Een lichte groei van het aantal leden is belangrijk voor het sportieve en bedrijfsmatige fundament van onze vereniging. Vooral het geslaagde beleid om 35+- en 45+-plusvoetbal aan te bieden legt een bredere basis onder onze club. En natuurlijk het meiden- en damesvoetbal. We hopen dat we daar de komende jaren wat meer groei in kunnen bewerkstelligen. We zijn zeker bereid om hier extra in te investeren.

Het wordt de kunst om de komende jaren het ledental op z’n minst van te houden en het liefst weer een klein beetje te laten groeien. Volgend jaar bestaan we als vv 70 jaar. En zou het niet mooi zijn dan met een team van spelers van 70 (in ieder geval 60+) op de been te brengen?

Vrijwilligers

Onze vereniging moet het van vrijwilligers hebben. Met uitzondering van een enkele trainer en een enkele vrijwilligersvergoeding voor schoonmaak, was en kalken doen wij het allemaal uit liefde en passie voor het voetbalspel en de vereniging. Onze grote dank en waardering gaan uit naar alle vrijwilligers die de bardiensten bemensen, de trainers, de begeleiders, de onderhoudsploeg, de websiteploeg, de rijders en Niek Faber!

Helaas heeft Klaas Beving een ernstig ongeluk gehad. Hij heeft daardoor enige maanden geen deel kunnen nemen aan het bestuurswerk. Dat is ook de reden dat hij terugtreedt als bestuurslid.

Om een blik in het bestuurswerk te geven: het bestuur vergadert een keer per maand. Elke bestuurder heeft zijn eigen portefeuille: van onderhoud via wedstrijdsecretariaat en kantine tot financiën. Tussendoor worden de werkzaamheden verricht en wordt op allerlei gebeurtenissen gereageerd.

Tot ons verdriet is onze verzorger/fysio en erelid Siemen van Asperen overleden. Voorzitter Klaas-Wybo van der Hoek sprak namens onze vereniging op de afscheidsbijeenkomst. Onlangs overleed plotseling oud-eerste-elftalspeler Kremer. 

Voetbal

Uiteindelijk gaat het natuurlijk om het mooie spelletje. Sinds jaar en dag brengen we vier seniorenelftallen op de been. Het laatste jaar schuurt dit aantal. Er zijn eigenlijk te veel spelers voor vier elftallen, maar er zijn er ook net te weinig voor vijf. We hopen dan ook dat volgend seizoen of het seizoen daarop er een prestatief jeugdig elftal bij de senioren bij kan komen. Daarvoor moeten we wel iedereen aan het spelen houden.

Het vierde elftal heeft zich van haar beste kant laten zien. Deze veteranen hadden bijna altijd voldoende spelers. Was het de wijze hand van good old Wim Bremer? Of de klasse van de oud-eerste spelers: ze verleren het immers nooit? Helaas heeft Wim Bremer na vele jaren trouwe dienst nu afscheid genomen. Wim: dank voor de langjarige trouwe dienst!

Het derde elftal kende een rustig en stabiel seizoen. Waarschijnlijk heeft leider-speler Halbe Bremer de kunst van pa afgekeken, want er wordt met voldoende mannen en veel plezier gespeeld.

Het tweede kende een wat minder seizoen. Helaas moesten we afscheid nemen van trainer-leider Harrie Boonstra vanwege persoonlijke omstandigheden. Harrie: nogmaals dank voor de vele jaren trouwe en goede inzet! Het bloed kruipt overigens waar het niet gaan kan: Harrie is inmiddels sinds enkele weken terug als assistent-trainer bij de A-selectie.

Het eerste kende een merkwaardig seizoen. Tot aan de winterstop deed het mee om de eerste plaatsen. Daarna kampte het met een grote en hardnekkige blessuregolf. Degradatievoetbal was uiteindelijk het gevolg. In de nacompetitie wist Henk Buikema zijn mannen tot een laatste krachtsinspanning op te zwepen. Met ruime cijfers werd gewonnen en het degradatiespook bedwongen. Het was Henk Buikema’s laatste kunststukje bij Grijpskerk. Vanwege zijn gezondheid heeft hij zijn trainersgeluk dichtbij huis gezocht en gevonden: vv Loppersum.

In een zorgvuldige sollicitatieprocedure –met zeggenschap van leiders en spelers- werd een opvolger voor Henk Buikema gevonden: Mark Kroese. Daarmee doet Grijpskerk aan verjonging. Bovendien geeft het niet alleen jong voetbaltalent kansen, maar in dit geval ook jong trainerstalent.

Over het jeugdvoetbal heeft jeugdvoorzitter Kees van Es een apart verslag.

Website

Onder leiding van Kees van Es heeft een commissie een websitebouwer geselecteerd en de website laten vernieuwen. Het resultaat: een nieuwe website met meer mogelijkheden voor leiders om hun verslagen en verhalen kwijt te kunnen. Er zijn inmiddels enkele voorlichtingsbijeenkomsten voor de gebruikers geweest.

Sponsors

Derk Jan Hofstee heeft hard getrokken aan het uitbreiden van het aantal sponsors. Dat heeft geleid tot zowel de uitbreiding van het aantal hoofsponsors (in Ondernemers Rondom Grijpskerk: ORG) als het aantal bordsponsors. Inmiddels staat de hoofdsponsor op een mooie plek op de kantine.

Bert Bosman verzorgt de balsponsors.

En: er kunnen natuurlijk altijd meer sponsors bij!

Financiën

Als bestuur hebben we onder leiding van onze penningmeester Klaas v.d. Heide extra aandacht besteed aan de financiën. Op verzoek van deze en gene hebben we extra maatregelen genomen om de kasstroom van de kantine beter te stroomlijnen. In enkele bijeenkomsten met de kantinevrijwilligers hebben we dit samen opgezet. Het heeft tot meer veiligheid en duidelijkheid geleid.

Verder hebben de inkomsten van de contributies, de sponsors en de kantine goed ontwikkeld. Daardoor konden we ook wat extra aflossen op ons kunstgrasveld. Zoals bekend moest onze club daar destijds € 50.000,= aan bijdragen. Die hebben we via leningen bij elkaar gekregen. We hebben nu nog een lening van € 21.000,= uitstaan.

Dankzij enkele giften konden we voor de jeugdtrainers shirts aanschaffen en een kledingpakket aanbieden. De schenking van de SNS en een particulier zijn bestemd voor de aanleg van een soort kabouterveldje. Dat gebeurt hopelijk begin 2016.

Kantine en onderhoud

We besteden veel aandacht aan het onderhoud van het kunstgrasveld. Door daar zuinig op te zijn hopen we er lang mee te kunnen. Dat moet ook, gezien de aanschafkosten. Inmiddels zijn contacten gelegd met de gemeente over de renovatie of vervanging van de kleedkamers bij veld 2.

Om de aantrekkelijkheid van de kantine te vergroten is een beamer aangeschaft. Belangrijke sportwedstrijden kunnen nu in de kantine bekeken worden.

Supportersvereniging

De banden met de Supportersvereniging zijn aangehaald. Een afvaardiging van het bestuur van de Supportersvereniging woont de bestuursvergaderingen van de vv bij. De Algemene Ledenvergaderingen worden sinds vorig jaar op dezelfde avond gehouden. Dat wordt positief gewaardeerd.

De Supportersvereniging heeft niet alleen de Aftrap en het Sinterklaas georganiseerd, maar ook de Tiroler Bieravond. Die avond was een succes.”

Vragen naar aanleiding van het jaaroverzicht:

  • Naar aanleiding van het jaarverslag vraagt Bert M of het mogelijk is dat de sponsoren en de voorwaarden voor sponsoring duidelijker op de site kunnen worden vermeld? KW zegt toe hier naar te zullen kijken.
  • Erik D vraag waar wij het kabouterveld voor ogen hebben? KW geeft aan op de groenstrook tussen het hoofdveld en het clubgebouw. Het is nog niet duidelijk wat de ondergrond wordt.
  • KW vermeld nog even dat de voetbalplaatjesactie van Jumbo een groot succes was.

Financieel verslag

Klaas vd H verspreidt het financiële overzicht onder de aanwezige leden. Daarna neemt hij het verslag met de aanwezigen door. Hieronder een paar door Klaas benoemde highlights:

  • We hebben op dit moment 14.000 euro aan liquide middelen
  • De schuld van het kunstgras bedraagt op dit moment nog 21.500
  • De contributie inkomsten zijn gestegen door toename aantal leden (veel meiden)
  • De kantine inkomsten zijn met 4.000 gestegen (o.a. door aantal feesten en wedstrijd tegen Zuidhorn)
  • Voor de kabouter arena is 3.500 euro gereserveerd
  • Overige kantinekosten gestegen door aanschaf schoonmaakbenodigdheden
  • Aantal restwaarden zijn teruggebracht
  • Bruto winstpercentage is toegenomen
  • Er is duidelijkheid naar kantinepersoneel verschaft over o.a. kassagebruik

De volgende vragen werden gesteld over de financiën:

  1. Kan op de site een vermelding komen van opbrengst zonnepanelen voor de club? Bestuur bekijkt mogelijkheden hiervoor.
  2. Is er een voorziening getroffen voor uitbreiding/vervanging kleedkamers? Nee, de gebouwen zijn van de Gemeente. Er is nog wel een uitdaging omdat bijgebouwtje waar o.a. 2 kleedkamers in zitten niet op de lijst van de Gemeente voorkomen. We zijn natuurlijk wel met de Gemeente in gesprek en hopen dat de Gemeente het meeneemt in de begroting va 2017.
  3. Er wordt verteld dat de sponsorinkomsten zijn toegenomen maar dat is niet te zien aan de sponsorinkomsten? Er zijn wel degelijk meer sponsoren bij gekomen maar conform overeenkomst gaat bijdrage 1e jaar naar aanschaf van kleding en zie je de jaren erna de toename in de sponsorinkomsten. De enorme toename is jaar eerder gerealiseerd doordat de hoofdsponsoring nu door meerdere sponsoren wordt gedaan.
  4. Zou de sponsorcommissie niet groter moeten zijn? Klopt en hulp is ook welkom. Het is niet eenvoudig om vrijwilligers te vinden die hun steentje hieraan willen bijdragen. DJ heeft op dit moment mogelijk iemand bereid gevonden. En Bert Bosman regelt nu de balsponsoring.

De ledenvergadering wordt gevraagd om de contributieverhoging voor komend seizoen op 0 te zetten. De leden stemmen hier mee in. Klaas vd H geeft aan dat wanneer de leden de stukken in willen zien of later nog vragen hebben over de financiën zij altijd bij hem terecht kunnen.

Kascommissie

Bert Klunder leest het verslag van de kascommissie, waar hijzelf en Cees Stroobosscher in zaten, voor en geven de penningmeester decharge. KW vraagt de leden om het voorstel van de kascommissie te volgen. De leden stemmen hier mee in. Cees is aftredend en Ewoud V volgt Kees op. Bert Klunder is volgend jaar 1e kascommissielid. Cees S is reserve.

Samenstelling hoofdbestuur

Klaas Beving en Rick Baar hebben te kennen gegeven te stoppen met hun werkzaamheden in het bestuur. Ze worden door KW bedankt voor hun inzet. Er zijn helaas nog geen nieuwe bestuursleden voorgedragen en daarom vraagt KW de ledenvergadering toestemming om potentiele leden te benaderen en, indien gevonden, aan de slag te laten gaan. De ledenvergadering stemt hier mee in.

Rondvraag

  1. Bij een klaverjasavond wordt het aan het eind van de avond koud. Is hier iets aan te doen? Dit is al besproken binnen het bestuur en er komt op korte termijn een passende oplossing. De suggesties wordt gegeven ook op een andee plek in de kantien te gaan zitten (niet bij de ramen)
  2. Waarom wordt de activiteitenkalender op de site niet bijgehouden?. KW geeft aan dat er aandacht aan besteed zal worden. Mocht je zelf iets op de site willen plaatsen of ziet dat er iets verkeerd vermeld staat dat kun je 1 van de volgende personen hier een mail over sturen: Teie vd H, Tiny K en Jannie P.. KW spreekt zijn teleurstelling nog even uit over het bijhouden van de teampagina’s door de leiders.
  3. Komt er een feestcommissie voor het naderende jubileum van onze vereniging? Hier zijn nog geen ideeën over in het bestuur. Cor M biedt zich aan voor de commissie.
  4. Kan de muziekvereniging het inzamelen van oud papier 1 keer in de 4 weken op zaterdagochtend niet op een andere plek in het dorp doen? (ze nemen nu groot gedeelte van parkeerplaats in beslag) KW geeft aan dit onder de aandacht van de Gemeente te brengen aangezien zij hier over gaan.
  5. Kan de Gemeente de bult gras die enige tijd op de parkeerplaats ligt ook sneller opruimen? Ook dit zal worden besproken met de Gemeente.

Sluiting

Na deze laatste vraag sluit de voorzitter de vergadering en bedankt de leden voor de komst. Aansluitend vindt ledenvergadering van de supportersvereniging plaats.